1-شرح وظایف دبیرتخصصی :
- تنظیم دستور جلسه
- تنظیم پیشنویس صورتجلسه
- پیگیری اجرای مصوبات کمیسیون
- تهیه مدارک ومستندات قانونی وکارشناسی برای موضوعات
2-روشهای اطلاع رسانی :
- هر کمیسیون یک کانال اطلاع رسانی واتساپی با مدیریت ونظارت رئیس کمیسون خواهد داشت و کلیه اطلاع رسانی ها مانند دعوتنامه ها وصورتجلسات و مکاتبات از طریق این کانال وتوسط رئیس کمیسیون انجام خواهد شد.مطالب فوق توسط دبیر خانه تهیه ودر اختیار رئیس کمیسیون قرار خواهد گرفت .
- مسئولیت تشکیل کانال واتساپی به عهده دبیر خانه کمیسیونها خواهد بود.
- دعوتنامه توسط دبیرخانه وبا همکاری دبیر تخصصی و با امضاء رئیس کمیسیون تهیه میگردد .
- دبیرخانه کمیسیونها جهت تاکید، دعوت اعضاء را از طریق تلفن ویاارسال پیامک پیگیری خواهد نمود .
- ویرایش صورتجلسات توسط دبیر تخصصی تهیه و به دبیر خانه کمیسیونها جهت تهیه صورتجلسه نهایی داده میشود .
- صورتجلسه پس از امضاء رئیس کمیسون از طریق کانال واتساپ به اطلاع اعضاء کمیسیون رسانده خواهد شد .
- یک نسخه از صورتجلسه به ریاست اتاق داده خواهد شد وپس از تائید در کانالهای اطلاع رسانی وسایت اتاق قرار داده خواهد شد .
- در صورت لزوم ارسال آن بند از مصوبات که می بایست به دستگاههای اجرایی اعلام گردد، صورتجلسات به دستگاههای اجرایی با امضاءرئیس اتاق صورت خواهد گرفت .
3-برگزاری کمیسیونها در شرایط خاص :
–امکان برگزاری جلسات در شرایط خاص اجتماعی مانند هم گیری بیماری ها به صورت حضوری و آنلاین می باشد در این صورت رئیس و حداقل یکی از نواب رئیس و دبیر کمیسیون به صورت حضوری در محل تشکیل جلسه حضور خواهند داشت .
-در شرایط خاص رای گیری موضوع ماده ۲ آئین نامه و تبصره آن با تایید رئیس اتاق با حضور حداقل 11 (نصف به علاوه یک) نفر از اعضای کمیسیون و حداقل یک نفر از اعضا هیات نمایندگان در محل تشکیل جلسه صورت خواهد پذیرفت . سایر اعضاء کمیسیون میتوتنند بصورت آنلاین حضور داشته باشند ورای خود را به رئیس جلسه اعلام نمایند ولی نمی توانند کاندید ریاست کمیسیون باشند اما میتوانند کاندید نایب رئیس و دبیر کمیسیون باشند .
-در جلسات آنلاین در صورت لزوم رای گیری مخفی ،اعضا نظر خود را به شماره تلفن مورد تایید رئیس جلسه ارسال می نمایند و رای گیری به صورت آنلاین خوانده و ثبت خواهد شد.
-ملاک تعیین نتیجه رای گیری نصف به علاوه یک افراد حاضر در جلسه و افراد آنلاین خواهد بود .
-عدم حضور افراد بدون اطلاع رئیس کمیسیون در جلسات آنلاین مانند جلسات عادی به عنوان غیبت محسوب می شود .
4- پلتفرم برگزاری جلسات آنلاین :
- جلسات در پلتفرم اسکای روم تشکیل خواهد شد .
- لینک اتصال به جلسات یک ساعت قبل از برگزاری جلسات برای مدعوین توسط دبیرخانه کمیسییونها از طریق واتساپ ویا پیامک ارسال خواهد شد.
- نحوه شرکت در جلسات وچگونگی استفاده از پلتفرم در هر جلسه به همراه لینک مربوطه توسط دبیر خانه کمیسیونها برای اعضاء ارسال خواهد شد.
